compartir documentos en excel

Hoy en día, cada vez es más importante el uso de internet para compartir documentación o para trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. 

Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los recursos:

Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que éste se puede editar desde distintos puntos.

Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.

Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde dispositivos móviles.

MACRO EN EXCEL

Las Macros en Excel son un conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución, claro está que una Macro puede invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más complejas.

En el caso de Excel el lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual Basic para Aplicaciones), Excel cuenta con un “Editor de Visual Basic”  o también conocido como “Editor de VBA” 

tabla dinamica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad. 

Tablas de Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registro donde podemos insertar el nombre en una fila adecuada y en otros filas poner la información que desees organizar es como una base de datos que puedes organizar toda la información con un límite determinado podemos  hacer   una lista con 255 campos 65535 registro.
Las tablas son muy importante para hacer registros de información hacer operaciones básicas permite realizar procedimientos básicos para organizar cada fila de información.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:

- Ordenar los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Con esos puntos podemos realizar una buena tabla de datos o registros de información 

Importar y exportar datos en Excel

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.

Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

esquemas y vistas en exce

Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y, además, está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, es decir, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. - Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Por ejemplo, si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en toda España con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema. - En una hoja sólo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. - Para crear esquemas automáticamente, debemos preparar la hoja con un formato adecuado, como veremos más adelante. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automática.
. Creación automática de esquemas La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano. Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema de forma automática: - Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezcladas. - Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezcladas. Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características, nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

iImágenes, diagramas y títulos

EXCEL PERMITE INSERTAR IMAGENES PREDISEÑADAS, DESDE UN ARCHIVO
iNSERTAR- IMÁGENES PREDISEÑADAS: 

SE PUEDE BUSCAR LA IMAGEN MEDIANTE UNA PALABRA CLAVE, PARA INSERTARLA SIMPLEMENTE SE HACE DOBLE CLICK SOBRE LA IMAGEN SELECCIONADA.
BUSCAMOS LA IMAGEN QUE SE DESEA EN EL DISCO DURO O UBICACIÓN EN LA PC O DISCOS EXTRAIBLES Y SE SELECCIONA CON UN DOBLE CLICK SOBRE LA MISMA

SE PUEDE INSERTAR UNA IMAGEN MEDIANTE CAPTURA DE PANTALLA:

PARA ESTE PROCEDIMIENTO SE PUEDE CAPTURAR LA PANTALLA CON LA TECLA IMP PNT, QUE CAPTURA LA PANTALLA QUE SE ESTÁ VISUALIZANDO EN ESE MOMENTO.

COPIAMOS ESA IMAGEN EN UN EDITOR COMO PUEDE SER PAINT, EN LA CUAL PODEMOS MODIFICAR A NUESTRA NECESIDAD.

LA GRABAMOS EN UNA DIRECCIÓN, PARA LO LUEGO SER SER INSERTADA BAJO EL PROCEDIMIENTO DE INSERTAR IMAGEN.

graficos en excel

Un grafico es la representacio de datos, generlmente numéricos , mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su interpretación. 
La utilización de graficos hace mas sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Nos dice mucho mas que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

imprimir en excel

Vamos a ver diferentes técnicas para imprimir En Excel 2013, la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante

En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.

Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página

En la sección Configurar página, encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha

El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros

CORRECION DE ORTOGRAFIA EN EXCEL

En Excel podemos utilizar la herramienta de corrección de ortografía No solamente es posible sino que además es altamente recomendable  revisar la ortografía en tu hoja de cálculo Excel.

Así que a partir de ahora ya sabes, antes de dar por finalizado un trabajo en Excel te recomiendo que no olvides realizar la revisión ortográfica en toda la hoja o libro igual que lo haces con los documentos elaborados con el procesador de textos.

Para proceder a la revisión de la ortografía solo tienes que ir al menú Herramientas y ahí elegir Ortografía, otra forma es usando un atajo de teclado, ya que directamente accedes a esta acción  pulsando la tecla de función  F7.

A continuación te aparece una ventana en la que te indica los errores y  sugiere los cambios que puedes aceptar o rechazar pulsando Cambiar u Omitir respectivamente.

Además puedes indicar con el botón Autocorrección que automáticamente realice el cambio para una palabra dada.

También puedes agregar palabras nuevas al diccionario que tiene tu libro pulsando en el botón Agregar al diccionario.

Insertar y eliminar elementos

Excel  tiene una forma muy útil para insertar y eliminar filas, columna, celdas y hojas para realizar trabajos cuando hay q recortar la pagina con los métodos que da la barra de herramienta  da para desarrollar la información y mejorar la presentación.
Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

cambios de estructura en excel

cambios de estructura

Excel tiene  cambios de estructuras donde sirve para modificar filas y columnas el aspecto genera de la hoja de cálculo para mejorar  la presentación general. También corrige automáticamente la altura de unas filas de acuerdo al tamaño de la letra que se esté empleando para trabajar la información  Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 15. Si aplicamos Times New Román de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.
Excel nos da la fórmula para emplear la altura de una fila utilizando dos métodos
son utilizar el menú Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Así brinda estos métodos para mejor la presentación de trabajo y al momento de presentar la información tenga una claridad absoluta.

mapa conceptual sobre excel

formatos de celdas

formatos de celdas

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel  para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

En la Cinta de opciones.

En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos

funciones de excel

funciones de excel 

Una de las características más utilizadas en Excel son sus funciones ya que nos ayudan a ser más eficientes en el manejo de la hoja de cálculo. Utilizamos las funciones para realizar cálculos con los valores de las celdas o también para modificar su contenido.

Absolutamente nadie puede cambiar el comportamiento de una función porque su funcionamiento está programado dentro de Excel. Lo que sí podemos hacer es conocer la amplia gama de funciones existentes y aprender a utilizarlas.

Las funciones de Excel las utilizaremos para realizar cálculos con los valores de las hojas de cálculo de la aplicación de Office y también servirán para la modificación de su contenido. Existen varias categorías para clasificar las funciones de Excel según su funcionalidad.

datos en excel

DATOS EN EXCEL

Excel es una fuente de trabajo para almacenar datos o  formulas que permita realizar toda clase de trabajo que tenga una variedad de información. Excel puede  ser utilizado para eliminar y duplicar filas y columnas  cuando hay trabajos con mucha información podemos recopilar datos y organizarlo en forma ordenada  y fácil de buscar sin  equivocación al momento que vayas a buscar la información que ya está hecha.
Un dato en Excel corresponde a la información que se almacena en las celdas de la hoja de cálculo. En general, cada celda tiene un solo tipo de dato. Además de ser almacenada Excel, los datos pueden ser utilizados para realizar cálculos, crear gráficos, buscar información o filtrar valores.

Los tres tipos de datos comúnmente utilizados en Excel son: datos tipo texto, datos numéricos y datos tipo formula.

Datos de texto

Los datos de texto suele ser palabras que se utilizan para etiquetar elementos, como identificar  columnas de datos o para insertar nombres, direcciones, detalles, etc. Los datos de texto pueden contener números letras y caracteres especiales. Por defecto, los datos de texto se alinean a la izquierda dentro de la celda.

Datos numéricos

Los datos numéricos corresponden a números pueden ser utilizados en los cálculos. De forma predeterminada, los números se alinean a la derecha en una celda. Además de los números reales – tales como 10, 20, 30, 40 – Excel también almacena las fechas y horas como números.

Fórmulas

Una fórmula es una ecuación matemática, como sumar o restar dos números. Las fórmulas, incluyen funciones utilizadas por Excel. Las formulas permiten realizar operaciones basadas en una condición o haciendo referencia a otras celdas.

manipulando celdas en excel

Manipulando celdas 

para  selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

 Seleccionar celdas  

 aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados a la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Selección de una celda.

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas.

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Selección de una fila. 

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Para seleccionar una hoja  hay que Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic para que toda la hoja se seleccione. 

 para realizar y poner practica hay que estar  pendiendo al momento que vayas a utilizar cada paso para que no tengas problema al utilizar hay  que estar  claramente pendiente del  cursor para  que no hagas clic en otra parte que no vayas a  utilizar.

operaciones con archivo de excel

operaciones con archivo 

Operaciones con archivos en Excel para realizar estos archivos  hay que tener en cuenta las formas de abrir, guardar, guardar como y cerrar .para utilizar sin problema al momento de trabajar con libros  de trabajo de Excel, podemos encontrar en el menú la  opción de ´archivo´ hay podemos hacer clic para realizar todo el procedimiento para abrir una nueva hoja para guardar una información  que esté terminada.
Para guardar una información es necesario utilizar estos pasos
 almacenarlo en alguna unidad de disco o también llamada guardar.
1: guardar: sirve para guardar los cambios que hemos realizo en el archivo sobrescribiéndolo.
2: guardar como: sirve cuando guardamos un archivo por primera vez.

Asi se ultiliza la forma de guardar archivos en excel.

trabajar con excel

empenzando a trabajar con excel 

Para empezar a trabajar con Excel es necesario conocer bien las herramientas  que el programa brinda para los usuarios como podemos saber Excel nos brinda  una hoja de cálculo donde podemos  trabajar mucha información con números y letras
organizando  en  forma de cuadricula,  toda la información escrita  va separada por columna, filas y celdas.
Podemos utilizar  Excel como una aplicación que sirva para organizar y calcular  diversa  información de números donde  Excel puede dar la el resultado que tú quieras comprobar utilizando   la forma de autosuma, también sirve hacer grafico
donde  podemos realiza en forma de columna, línea , circular , barra etc para trabajar es importante conocer bien sobre  la aplicación de Excel.

Resumen de excel

Resumen del curso

Excel es una herramienta  llamada hoja de cálculo que está diseñada  por columna, filas y celdas en la cual se puede escribir almacenar, manipular, calcular y organizar  en  cuadricula  todo tipo de información  numeración o de texto.

 El programa Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas Excel para  el diseño y cálculo de estructuras, que es posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo electrónica re calculará y actualizará los valores de las otras celdas.

 

curso de excel